About a month before departure, L’Astrolabio provides students' families with all the necessary travel organization details, including the name and private phone number of the Group Leader. Therefore, don't be surprised if you receive calls from some parents who simply wish to speak with you before meeting in person at the airport on the day
If you are not traveling to the airport by bus with your group, we recommend that you arrive at the meeting point at least 15 minutes before the time indicated in the Travel Dossier. This will give you the opportunity to welcome the students upon their arrival, meet their parents, and receive any last recommendations
At the airport, you will meet an Airport Assistant who will distribute backpacks and electronic flight tickets, as well as assist you during the check-in process. However, for any information regarding the Study Vacation, you should refer exclusively to L’Astrolabio's office in Milan.
It is essential to check that all luggage is properly labeled, that carry-on bags do not contain liquids or creams, and that students have their ID documents readily accessible. After completing the check-in process with the help of the Airport Assistant, keep the return flight tickets safe to prevent them from being lost, and proceed
Together, proceed to Passport Control, where you will explain to the officer that you are the group leader of a group of Italian students, to avoid wasting time. After passing through the control, you will need to go to the Baggage Claim area, where on the designated screens, you can find the conveyor belt corresponding
In caso di mancata consegna di uno o più bagagli o di danni evidenti alle valigie, è necessario sporgere immediata denuncia, prima di lasciare l'Area Ritiro Bagagli, raggiungendo l'ufficio preposto "LOST & FOUND". Durante la denuncia sarà richiesta la compilazione di un apposito modulo, fornendo un recapito telefonico ed un indirizzo mail entrambi attivi, dove
Immediatamente fuori dall’Area Ritiro Bagagli troverai un incaricato, riconoscibile tramite un cartello personalizzato, che vi accompagnerà al pullman privato con il quale raggiungerete la destinazione finale. Prima che il pullman parta è fondamentale accertarsi, tramite appello, che tutti gli studenti siano a bordo e che tutti i bagagli siano stati debitamente caricati, controllando infine con
Durante il trasferimento approfittane per raccogliere i depositi cauzionali e i documenti dei ragazzi, da consegnare all’arrivo al college. Accertati che tutti i ragazzi siano in possesso del tuo numero di telefono con il quale raggiungerti per ogni evenienza.
Il pullman lascerà i ragazzi davanti al college o, per chi ha scelto la famiglia, in un luogo precedentemente concordato con la scuola e le host families.
Certo, all'arrivo a darvi il benvenuto ci sarà lo Staff della scuola e le famiglie ospitanti, in caso ci siano ragazzi che abbiano optato per questa soluzione. Prima di affidare gli studenti alle rispettive host families, verifica che nominativi e indirizzi delle stesse corrispondano a quanto riportato nella tua Leader’s list. In caso di discrepanza,
